Datenschutz // Data Privacy

Deutsch

Zusammenfassung

Die untenstehende Datenschutzerklärung umfasst sowohl die Teilnehmer-Anmeldung für das Improvember Festival als auch die Nutzung unserer Website und unseres Newsletters. Es folgt eine Zusammenfassung dieser drei Bereiche und im Anschluss die vollständige Erklärung.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Improtheaterfestival München e.V. Alle Datenschutz-rechtlichen Fragen sowie Auskünfte und Anträge nehmen wir unter entgegen.

Für das Festival speichern wir Teilnehmerdaten nur solange dies für die Planung, Umsetzung und Nacharbeit des Festivals nötig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Alle Teilnehmer, die einen Workshop bekommen und dafür bezahlt haben, erhalten hierfür eine Rechnung, die wir gesetzlich in Kopie für 10 Jahre aufbewahren müssen. Alle sonstigen Teilnehmerdaten, die für die Rechnungserstellung nicht erforderlich sind, werden spätestens bis zum nächsten Festival (also innerhalb von 12 Monaten nach dem ursprünglichen Festival) gelöscht. Daten von Anmeldungen, die nicht in einer unmittelbaren Workshop-Teilnahme münden, werden im Rahmen der Warteliste noch bis zum Festival aufbewahrt, danach aber so schnell wie möglich, spätestens nach 6 Monaten, gelöscht. Ein Widerspruch oder eine Einschränkung der Datennutzung für das Festival sind jederzeit möglich (siehe Details dazu unten), aber ggf. nicht mit einer Teilnahme vereinbar, da gewisse Daten zur Abwicklung und Rechnungserstellung zwingend benötigt werden.

Falls bei der Anmeldung optional eine Unterkunft über uns mitgebucht wurde, so wird bei erfolgreicher Workshop-Vergabe Ihr Vor- und Nachname an das Hostel weitergegeben. Wir speichern Ihre Daten bei der Anmeldung im Rahmen einer vertraglich geregelten Auftragsdatenverarbeitung bei Google (siehe unten). Beachten Sie beim Ausfüllen des Google Formulars auch deren zusätzlichen Nutzungsbedingungen und Datenschutzregeln. Ihre Email-Adresse verwenden wir ausschließlich zur notwendigen Kommunikation für das Festivaljahr, für das Sie sich angemeldet haben, es sei denn, Sie haben sich bei der Anmeldung explizit für den optionalen Newsletter entschieden (siehe unten). Darüber hinaus geben wir keine Daten an Dritte weiter.

Auf der improvember.de Website erfassen wir keine Cookies und führen kein Tracking durch. Lediglich technische Verbindungsdaten werden durch unseren Webhosting Provider erfasst (siehe unten). Es erfolgt keine Einbindung von Inhalten von Drittanbietern (Skriptbibliotheken, Schriftarten, Social Media Plugins) auf der Hauptseite. Die einzige Ausnahme zu den o.g. Punkten stellt hierbei unsere Karten-Übersichtsseite dar, bei der wir Kartenmaterial von Mapbox einbinden, wobei diese ggf. zusätzliche Nutzungs- und Besucherdaten erfassen (mehr dazu unten).

Für unseren Newsletter nutzen wir den Mailing-Dienstleister Mailchimp im Rahmen einer vertraglich geregelten Auftragsdatenverarbeitung. Ihre Einwilligung zum Newsletter-Empfang beinhaltet dabei auch eine Zustimmung zur Erfolgsmessung, d.h. das Öffnen des Newsletters und Anklicken der enthaltenen Links kann technisch individuell nachvollzogen werden. Ein Abbestellen des Newsletters ist jederzeit über den entsprechenden Link in den Nachrichten möglich. Weitere Details unten.

Datenschutzerklärung

Einleitung

Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur "Daten" genannt) werden von uns im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts sowie für die Teilnahme an unseren Fortbildungsveranstaltungen (Theaterfestival) verarbeitet.

Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur "DSGVO" genannt), gilt als "Verarbeitung" jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie nachfolgend über die von uns zu Optimierungszwecken sowie zur Steigerung der Nutzungsqualität eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.

Unsere Grunddaten

Verantwortlich für den Internetauftritt und jegliche Datenverarbeitung im Rahmen des Festivals ist der gemeinnützige Improtheaterfestival München e.V. mit Sitz in der Pickelstr. 6, 80637 München (Vereinsregister-Nr. 206849).

Email:

Ihre Rechte

Mit Blick auf die nachfolgend noch näher beschriebene Datenverarbeitung haben Sie als Festival-Teilnehmer, Website- und Newsletter-Nutzer das Recht

  • auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DSGVO);
  • auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO);
  • auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;
  • auf Erhalt der Sie betreffenden und von Ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (vgl. auch Art. 20 DSGVO);
  • auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern Sie der Ansicht sind, dass die Sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde hierfür ist der Bayerische Landesbeauftrage für Datenschutz, weitere Infos unter http://www.datenschutz-bayern.de

Darüber hinaus sind wir verpflichtet, alle Datenempfänger, also die unten genannten Datenverarbeitungsdienstleister sowie Vertragspartner, denen gegenüber wir Ihre Daten offengelegt haben, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten (Art. 19 DSGVO). Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen haben Sie als Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.

Insbesondere haben Sie als Nutzer und Betroffener nach Art. 21 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten durch uns nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden. Insbesondere ist ein Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung jederzeit möglich, was bei uns im Wesentlichen den Newsletter betrifft (s.u.).

Festival Anmeldung & Teilnahme

Bei der Anmeldung zum Festival stimmen Sie explizit der Verarbeitung Ihrer Daten zur Ausrichtung des Festivals zu. Die von uns bei der Festival-Anmeldung im Formular erfassten, personenbezogenen Daten werden dabei ausschließlich zur Abwicklung des Festivals und der dazugehörigen Fortbildungskurse verwendet. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist vorvertraglich Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. bzw. nach erfolgter Kurszusage und Bezahlung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Wir erfassen die im Formular abgefragten Pflichtdaten mit folgendem Hintergrund:

  • Vor- und Nachname für die Kursteilnahme sowie ggf. zur Unterkunftsbuchung
  • Email & Kontaktdaten zur Abwicklung der Kommunikation sowie, bei Zustimmung, für den Newsletter
  • Adressdaten zur Rechnungsstellung sowie zum Versand von Festivalmaterial
  • Alter zur Prüfung der Volljährigkeit

Falls Sie bei der Anmeldung eine Unterkunft mitgebucht haben, wird zu diesem Zweck Ihr Vor- und Nachname an das Hostel Haus International (Elisabethstraße 87, 80797 München) übermittelt. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Sollten Sie bei der Anmeldung den Newsletter abonnieren, wird Ihre Email-Adresse darüber hinaus auch für ebendiesen verwendet, bei uns mit dem Anmeldezeitstempel zur Dokumentation hinterlegt und an unseren Newsletter-Dienstleister Mailchimp übermittelt, was jederzeit widerrufen werden kann (z.B. durch Abmeldung über den entsprechenden Abmelde-Link im Newsletter). Maßgeblich hierfür ist auch der Abschnitt Newsletter dieser Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Der Verwendung Ihrer Daten zur Festivalabwicklung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Ein Widerspruch der Datenverwendung vor dem Start des Festivals kommt dabei jedoch notwendigerweise einer Absage gleich (keine gültige Rechnungserstellung möglich). Bereits ausgestellte Rechnungen für Teilnehmer und deren Rechnungsdaten können wir außerdem erst nach Ablauf gesetzlicher Fristen löschen.

Im Formular erfasste Anmeldungsdaten von Nicht-Teilnehmern, für die also keine Rechnung ausgestellt wurde (z.B. wegen fristgemäßer Absage oder erfolglosem Wartelistenplatz), werden nach Ablauf des Festivals so schnell wie möglich, spätestens aber nach 6 Monaten gelöscht. Anmeldedaten von Festival-Teilnehmern, die nicht in den Bereich der Rechnungsdaten fallen, werden 12 Monate nach dem jeweiligen Festival gelöscht, um bis dahin noch eventuelle Rückfragen an die Teilnehmer zu ermöglichen. Rechnungsdaten selbst müssen wir entsprechend gesetzlicher Vorschriften für 10 Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine Anmeldung zum Newsletter, und damit eine Speicherung Ihrer Email-Adresse, bleibt unabhängig von diesen Fristen bestehen, bis Sie sich selbst davon abmelden oder uns Ihren Widerspruch anderweitig mitteilen. Auch unberührt davon bleibt Ihre Email-Korrespondenz mit uns, die wir in der Regel für 24 Monate aufbewahren (s.u.).

Für unsere Festivalanmeldung setzen wir technisch auf Google Forms. Die dort eingegebenen Anmelde-Daten werden bei Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA), nachfolgend nur "Google" genannt, gespeichert, was auch auf Servern außerhalb der Europäischen Union, insbesondere den USA geschehen kann. Durch die Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzschild ("EU-US Privacy Shield") garantiert Google, dass die Datenschutzvorgaben der EU auch bei der Verarbeitung von Daten in den USA eingehalten werden. Darüber hinaus haben wir für die Festivalabwicklung mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag (gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO) abgeschlossen.

Da innerhalb des Formular z.T. durch den Einsatz von Anti-Spam-Maßnahmen (reCAPTCHA) weitere Bestimmungen gelten, beachten Sie bei der Nutzung auch die dortigen Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen von Google unter https://policies.google.com/privacy?hl=de

Für das Anfertigen und Veröffentlichen von Fotos im Rahmen des Festivals, bitten wir Sie als Teilnehmer vor Ort um eine gesonderte, freiwillige Zustimmung in Schriftform unter Berücksichtigung des Kopplungsverbots (Art. 7 Abs. 4 DSGVO). Diese Bestimmungen sind daher nicht Gegenstand dieser Datenschutzerklärung.

Website & Emails

Jenseits der für die Festivalanmeldung erfassten Daten (siehe oben) werden Ihre bei Nutzung unseres Internetauftritts improvember.de auf der Hauptseite verarbeiteten Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.

Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten bzw. Metadaten durch Ihren Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webhosting-Provider, ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf) übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referrer URL), die besuchten Websites unseres Internetauftritts, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben. Diese Daten werden vorrübergehend gespeichert, jedoch nicht gemeinsam mit anderen Daten von Ihnen. Eine Auswertung des Verhaltens individueller IP-Adressen erfolgt durch uns nur im Schadensfall. Die Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Mit Ausnahme unserer Kartenseite (siehe Abschnitt Kartendienst) binden wir auf unserer Domain improvember.de keine Inhalte von Drittanbietern (Skriptbibliotheken, Schriftarten, Social Media Plugins) ein und erfassen auch keine Cookies.

Alle Kommunikation wickeln wir über den Email-Dienst unseres Webhosting-Providers (s.o.) ab. Hierfür, sowie für die o.g. Zurverfügungstellung unseres Onlineangebotes, haben wir mit der Firma ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO geschlossen, die demnach übermittelte Inhalte und erfasste Metadaten nur nach unserer Weisung oder davon abweichend nur gemäß rechtlicher Bestimmungen handhaben wird. Unsere Email-Korrespondenz speichern wir in der Regel für maximal 24 Monate, sofern nicht abweichende Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben sind. Rechtsgrundlage der Email-Datenverarbeitung für Festivalteilnehmer ist hierbei Art. 6 Abs. 1 lit. a,b) DSGVO sowie für alle anderen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die nachvollziehbare und sichere Kommunikation mit potentiellen Teilnehmern, Lehrern und anderen Kulturschaffenden.

Newsletter

Falls Sie sich für unseren kostenlosen Newsletter anmelden und dabei explizit dem Empfang zustimmen, werden die von Ihnen hierzu abgefragten Daten, also Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Ihr Name, an uns bzw. unseren Dienstleister (s.u.) übermittelt. Gleichzeitig werden dabei Datum und Uhrzeit sowie ggf. die IP-Adresse Ihrer Anmeldung gespeichert. Wenn Sie sich über das Newsletter-Formular auf unserer Hauptseite eintragen, werden Sie dabei auf die Seite unseres Dienstleisters weitergeleitet, wo ggf. weitere technische Daten erfasst werden (s.u.) und Ihnen im Rahmen des weiteren Anmeldevorgangs nochmal eine Bestätigungsmail geschickt wird. Die Zustimmung zum Newsletter-Empfang umfasst eine damit einhergehende Erfolgsmessung (s.u.). Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Die Anmeldung und der Versand des Newsletters erfolgen mittels unseres Mailing Dienstleisters MailChimp des US-Anbieters The Rocket Science Group LLC (675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA), nachfolgend nur "The Rocket Science Group" genannt. Durch die Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzschild ("EU-US Privacy Shield") garantiert The Rocket Science Group, dass die Datenschutzvorgaben der EU auch bei der Verarbeitung von Daten in den USA eingehalten werden. Zudem bietet The Rocket Science Group unter https://mailchimp.com/legal/privacy/ weitergehende Datenschutzinformationen an. Darüber hinaus haben wir mit The Rocket Science Group einen Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO abgeschlossen. Der Versanddienstleister wird gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO eingesetzt.

Vom Newsletter-Inhalt seitens unseres Mailing-Dienstleisters nicht trennbar enthält dieser auch eine Erfolgsmessung, d.h. durch automatische Einbettung bestimmter technischer Markierungen kann sowohl das Öffnen des Newsletters selbst als auch das Anklicken der enthaltenen Links durch uns individuell nachvollzogen werden. Dabei werden prinzipiell dieselben technischen Daten übertragen, wie beim Besuch einer Website (IP-Adresse, Uhrzeit, Browser, Betriebssystem). Wir nutzen diese Daten lediglich als statistische Zusammenfassung. Eine personenbezogene Auswertung wird, obwohl technisch möglich, nicht von uns durchgeführt. Da wir dieses Tracking derzeit nicht abschalten können, ist ein Widerruf der Erfolgsmessung nur durch vollständige Kündigung des Newsletters möglich (siehe nächster Absatz).

Die Einwilligung in den Newsletter-Versand können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen () oder den in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink betätigen.

Kartendienst

Auf unserer Kartenseite setzen wir für Anfahrtsbeschreibungen die Mapbox API, einen Dienst der Mapbox Inc. (740 15th Street NW, 5 th Floor, Washington, District of Columbia 20005, USA), nachfolgend nur "Mapbox" genannt, ein. Durch die Zertifizierung nach dem EU-US-Datenschutzschild ("EU-US Privacy Shield") garantiert Mapbox, dass die Datenschutzvorgaben der EU auch bei der Verarbeitung von Daten in den USA eingehalten werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Optimierung der Funktionalität unseres Internetauftritts.

Bei Aufruf der Kartenseite, wird durch Mapbox ggf. ein Cookie über Ihren Internet - Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert. Des Weiteren werden Informationen über Ihre Nutzung unseres Internetauftritts, einschließlich Ihrer IP- Adresse, an einen Server von Mapbox in den USA übertragen und dort gespeichert. Falls Sie über die einfache Nutzung der Karte hinaus (freiwillig) einer Übertragung Ihrer Standortdaten zustimmen, werden diese ebenfalls erfasst, um Ihnen Ihre Position relativ zu unseren Veranstaltungsorten darzustellen. Diese Daten werden zum Zwecke der Anzeige der Seite bzw. zur Gewährleistung der Funktionalität des Dienstes Mapbox verarbeitet. Diese Informationen wird Mapbox womöglich an Dritte weitergeben, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder die Informationen durch Dritte im Auftrag von Mapbox verarbeitet werden. Die "Terms of Service", die durch Mapbox bereitgestellt werden, enthalten weitergehende Informationen über die Nutzung von Mapbox und über die von Mapbox erlangten Daten. Zudem bietet Mapbox unter https://www.mapbox.com/privacy/ weitere Informationen zum Schutz Ihrer Privatsphäre an. Die Daten Ihres Besuchs unserer Kartenseite, insbesondere Ihre Standortdaten, werden durch den Improtheaterfestival München e.V. in keiner Weise ausgewertet.

Sie können die Online-Karte auch ohne Übertragung Ihrer Standortdaten nutzen, lehnen Sie dazu die entsprechende Anfrage im Browser einfach ab. Sollten Sie mit jeglicher Datenverarbeitung durch Mapbox oder uns nicht einverstanden sein, haben Sie die Möglichkeit, auf die Nutzung der Online-Karte zu verzichten und stattdessen eine Offline-Karte per Email zu erhalten. Setzen Sie sich dazu einfach mit uns in Kontakt.

Abschließendes

Teile dieser Datenschutzerklärung basieren auf der Muster-Datenschutzerklärung der Anwaltskanzlei Weiß & Partner und wurden von uns angepasst. Alle Festival-spezifischen Kapitel wurden von uns erstellt.

English

Summary

The data privacy statement below includes information on the participant registration for the Improvember festival as well as on the usage of our website and newsletter. The following paragraphs are a summary of the complete statement in the next section.

Responsible controller for all data processing is the Improtheaterfestival München e.V., the German non-profit organization behind the Improvember festival. All your data-protection related inquires and requests can be directed to .

For the festival, participant data will only be stored as long it is required for planning, realization and post-processing of the festival unless extended storage is required by law. All participants who received and paid a workshop will get an official billing document of which we need to store a copy for 10 years according to German law. All other participant data that is not required for those accounting purposes will be deleted before the start of the following year’s festival (i.e. within 12 months after the original festival). Data from registrations that did not lead to an immediate workshop confirmation will be kept for the purpose of maintaining the waiting list and will be deleted after the festival, at the latest after 6 months. Revoking or limiting the consent to our data processing for the festival is possible at all times (see below for details) but may not be reconcilable with festival participation, since some data is essential for accounting purposes.

If you have booked an accommodation through us during the signup process, we will submit your first and last name to the hostel. We are storing all registration data at our commissioned data processor Google with whom we have signed a data processing amendment to protect your privacy (see below). When filling out our form, please take note of Google’s additional terms of services and privacy statements. Your email address will be solely used for correspondence organizing the festival of the year that you signed up for unless you explicitly opt-in to receiving our newsletter during registration (see below). Other than in the instances stated above, we do not relay your personal data to third parties.

On the website improvember.de we are not using cookies and do not track user activity across the web. Our webhosting provider is only storing technical connection data (see below). We do not include third-party content (scripts, online fonts or social media plugins) on the main page. The only exception is our map page on which we include cartographical data provided by Mapbox, who might collect additional usage data.

For our newsletter we are using the mailing service provider Mailchimp as our commissioned data processor under a binding data processing amendment. Your confirmation to receive the newsletter includes an agreement on the marketing performance measurement inherent to those emails, meaning that opening the newsletter and following the embedded links can be individually traced. You can cancel your subscription to the newsletter at any time by clicking the corresponding link included in any newsletter. All legal details follow below.

Data privacy statement

Introduction

Personal data (usually referred to just as "data" below) will only be processed by us to the extent necessary and for the purpose of providing a functional and user-friendly website as well as for the participation in our training courses (theater festival).

Per Art. 4 No. 1 of Regulation (EU) 2016/679, i.e. the General Data Protection Regulation (hereinafter referred to as the "GDPR"), "processing" refers to any operation or set of operations such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation, alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination, or otherwise making available, alignment, or combination, restriction, erasure, or destruction performed on personal data, whether by automated means or not.

The following privacy policy is intended to inform you in particular about the type, scope, purpose, duration, and legal basis for the processing of such data either under our own control or in conjunction with others. We also inform you below about the third-party components we use to optimize our website and improve the user experience which may result in said third parties also processing data they collect and control.

Our basic data

Responsible data controller for this website and the entire data processing of the festival is the non-profit organization Improtheaterfestival München e.V. based in Pickelstr. 6, 80637 Munich (Registered in Germany under Vereinsregister-Nr. 206849)

Email:

Your rights

With regard to the data processing to be described in more detail below, festival participants (as users and data subjects) have the right

  • to confirmation of whether data concerning you is being processed, information about the data being processed, further information about the nature of the data processing, and copies of the data (cf. also Art. 15 GDPR);
  • to correct or complete incorrect or incomplete data (cf. also Art. 16 GDPR);
  • to the immediate deletion of your data (cf. also Art. 17 DSGVO), or, alternatively, if further processing is necessary as stipulated in Art. 17 Para. 3 GDPR, to restrict said processing per Art. 18 GDPR;
  • to receive copies of the data concerning you or provided by you and to have your data transmitted to other providers/controllers (cf. also Art. 20 GDPR);
  • to file complaints with the supervisory authority if you believe that data concerning them is being processed by the controller in breach of data protection provisions (see also Art. 77 GDPR). The responsible authority is the Bavarian Data Protection Officer, see http://www.datenschutz-bayern.de

In addition (Art. 19 GDPR), the controller is obliged to inform all recipients to whom it discloses data of any such corrections, deletions, or restrictions placed on processing the same per Art. 16, 17 Para. 1, 18 GDPR. However, this obligation does not apply if such notification is impossible or involves a disproportionate effort. Nevertheless, users have a right to information about these recipients.

Likewise, under Art. 21 GDPR, users and data subjects have the right to object to the controller's future processing of their data pursuant to Art. 6 Para. 1 lit. f) GDPR. In particular, an objection to data processing for the purpose of direct advertising (i.e. newsletter) is permissible.

Festival registration & participation

During registration to the festival you are explicitly agreeing to our data processing. The personal data acquired in the signup form will be exclusively used to organize the festival and its encompassing workshops. Legal basis for our data processing is therefore your confirmation as per Art. 6 Para. 1 lit. a) GDPR or after receiving and paying your festival participation, the provision of contractual services as per Art. 6 Para. 1 lit. b) GDPR.
We are collecting obligatory data in our form for the following reasons:

  • First and Last name for course participation and, if applicable, for accommodation booking
  • Email & contact data for communication and, if applicable, for the newsletter
  • Address data for accounting purposes and shipping festival materials
  • Age to check for the legal age of 18 (Germany) required to participate

In case you have booked an accommodation during signup, we will relay your first and last name to the hostel Haus International (Elisabethstraße 87, 80797 Munich, Germany). The legal basis for the transfer of this data is Art. 6 Para. 1 lit. b) GDPR.

If you have agreed to be subscribed to our newsletter during signup, we will relay your email address to our newsletter service provider Mailchimp (see below). You can revoke your agreement at any time by contacting us or by clicking the respective link in every newsletter. Please also refer to the newsletter section of this privacy statement. The legal basis for the transfer of this data is Art. 6 Para. 1 lit. a) GDPR.

All processing of your data for the purpose of the festival organization can be revoked by you at any time with future effect. However, if you do so before the festival we can no longer provide participation in the workshop of your choice since we need to process your data for accounting purposes. Furthermore, already issued billing documents can only be deleted after legal storage terms have expired.

Registration data of eventual non-Participants, i.e. for whom no billing documents were issued because of cancellation in due time or as unsuccessful waiting list candidates, will be deleted as soon as possible after the festival, at the latest after 6 months of its conclusion. Registration data of eventual participants are deleted at the latest after 12 months of the festival conclusion to allow for potential follow-up inquires. This does not apply to billing documents and the included accounting-related participant data, which need to be stored for 10 years according to German tax law (Art. 14b, Para 1 UStG). A subscription to our newsletter will remain intact independent of the aforementioned terms until you unsubscribe or otherwise revoke your agreement. Furthermore, email correspondence with us will usually be stored for 24 months (see below).

To store and process data required for festival participation, we have commissioned Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA), hereinafter referred to as "Google", as our data processor to employ their tool Google Forms. Therefore, data will likely be stored outside of the European Union (EU), i.e. on servers in the United States (US). Through certification according to the EU-US Privacy Shield, Google guarantees that it will follow the EU's data protection regulations when processing data in the US. To further ensure protection of your data, we have signed a data processing amendment according to Art. 28, Para. 3 GDPR.

Since the form itself is subject to further usage terms, e.g. due to anti-spam technologies (reCAPTCHA), please also refer to Google’s terms of services and privacy statements at https://policies.google.com/privacy?hl=en
Regulations for producing and publishing pictures is not subject of this data protection statement. We will provide a picture release form at the festival to be voluntarily (Art. 7, Para 4 GDPR) signed.

Website & Emails

Unrelated to the data collected for the festival registration (see above), your data processed when using our website will be deleted or blocked as soon as the purpose for its storage ceases to apply, provided the deletion of the same is not in breach of any statutory storage obligations or unless otherwise stipulated below.

For technical reasons, the following data sent by your internet browser to our webhosting provider,  ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Germany) will be collected, especially to ensure a secure and stable website: These server log files record the type and version of your browser, operating system, the website from which you came (referrer URL), the webpages on our site visited, the date and time of your visit, as well as the IP address from which you accessed our site. The data thus collected will be temporarily stored, but not in association with any other of your data. Analysis of individual access patterns will only be undertaken in case of damages. The basis for this storage is Art. 6 Para. 1 lit. f) GDPR. Our legitimate interest lies in the improvement, stability, functionality, and security of our website.

With the exception of our map page (see section Cartography service provider), we do not include third-party content (scripts, fonts, social media plugins etc.) into our main website and do not use cookies.

All of our communication with participants will be conducted by email and relayed via our webhosting provider (see above). To ensure safety of your data for this purpose, and to provide the website itself as stated above, we have signed a data processing amendment with our service provider ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich according to Art. 28, Para. 3 GDPR, in which they pledge to process data only upon and according to our instructions unless legal reasons obligate differently. Our email correspondence will be stored for 24 months unless longer terms are legally required. Legal basis for storing the correspondence with participants is Art. 6, Para. 1 lit. b) GDPR as well as Art. 6, Para. 1 lit. f) GDPR in all other cases, with our legitimate interest being the communication with potential future participants, teachers and other cultural partners.

Newsletter

We offer you the opportunity to register for our free newsletter via our website. By agreeing to the subscription, your email and optionally name will be submitted to us or our mailing service provider (see below). Date and time as well as IP-address of your registration may also be transferred. By using the designated newsletter signup form on our front page, you will be taken to our newsletter service provider, where additional data may be collected and a confirmation mail be sent to you in the further subscription process. Your agreement to the subscription includes accepting the inherent marketing performance measurement (see below). The legal basis for sending the newsletter and the analysis is Art. 6 Para. 1 lit. a) GDPR.

We use MailChimp, a service of The Rocket Science Group, LLC (512 Means Street, Suite 404, Atlanta, GA 30318, USA), hereinafter referred to as "The Rocket Science Group". Through certification according to the EU-US Privacy Shield the Rocket Science Group guarantees that it will follow the EU's data protection regulations when processing data in the United States. In addition, the Rocket Science Group offers extended information about its data protection practices at http://mailchimp.com/legal/privacy/. To further protect your data, we have commissioned The Rocket Science Group as a data processor under a binding data processing amendment according to Art. 28, Para. 3 GDPR.

The newsletter then sent out by The Rocket Science Group will also contain a tracking tool for marketing performance evaluation. This tool helps us to evaluate whether and when the newsletter has been opened and which links contained therein have been followed. In addition to further technical data, such as data about your computer hardware and your IP address, the data processed will be stored so that we can optimize our newsletter and respond to the wishes of our readers. The data will therefore increase the quality and attractiveness of our newsletter. While individual per-recipient analysis is technically possible, we only use summarized statistical data to improve our reach. Since we cannot currently deactivate the tracking feature, revoking the agreement to this analysis is only possible by unsubscribing entirely (see next paragraph).

You may revoke your prior consent to receive this newsletter under Art. 7 Para. 3 GDPR with future effect. All you have to do is inform us that you are revoking your consent () or click on the unsubscribe link contained in each newsletter.

Cartography service provider

For directions, we use Mapbox API, a service of Mapbox Inc., 740 15th Street NW, 5th Floor, Washington, District of Columbia 20005, USA, hereinafter referred to as "Mapbox". Through certification according to the EU-US Privacy Shield MapBox guarantees that it will follow the EU's data protection regulations when processing data in the United States. The legal basis for collecting and processing this information is Art. 6 Para. 1 lit. f) GDPR. Our legitimate interest lies in optimizing the functionality of our website.

When you access one of our pages that includes the Mapbox service, Mapbox may store a cookie on your terminal device via your browser. Furthermore, usage information such as your IP address and browser is transmitted to a Mapbox server in the USA and stored there. If you voluntarily choose to share your location data, it will also be processed to show your position relative to our festival venues. All data is processed for the purpose of displaying the page or ensuring the functionality of the Mapbox service. Mapbox may share this information with third parties where required to do so by law or where the information is processed by third parties on behalf of Mapbox. The Terms of Service provided by Mapbox contain further information about the use of Mapbox and the data obtained by Mapbox. In addition, Mapbox offers further information about how it collects and uses your data, your rights, and how to protect your privacy at the following link: https://www.mapbox.com/privacy/. The data collected during your usage of our map, especially your location data, will never be analyzed by Improtheaterfestival München.

You can use the online map at any time without sharing your location data, just decline the corresponding request in your browser. If you do not agree to any data processing through Mapbox or our website, you may choose not to use our online map and request an offline map via email instead, which we will be happy to provide.

Concluding remarks

Parts of this data privacy statement are based on the Model Data Protection Statement from Anwaltskanzlei Weiß & Partner and were edited according to our needs. All festival related chapters were written by us.